El Colegio de Registradores de la Propiedad y Mercantiles lleva tiempo potenciando la adaptación de los Registros a la sociedad de la información. Dentro de esta labor, ha ocupado un papel relevante la adaptación del Registro Mercantil a las nuevas tecnologías con el fin de agilizar la presentación de la documentación de las sociedades y otorgar seguridad jurídica. Se trata en definitiva de lograr la progresiva sustitución de la documentación en papel por el soporte electrónico, con firma electrónica reconocida.
Hitos importantes fueron los relativos a las modalidades de presentación de libros y depósito de cuentas:
-Los libros oficiales, junto con el libro de actas y el libro registro de socios se legalizan telemáticamente en el Registro Mercantil después de su cumplimentación en soporte electrónico, no existe otra posibilidad, no se pueden realizar los trámites en soporte papel
-Los depósitos de cuentas, aun admiten la doble posibilidad de formato papel y presentación telemática, ésta última completa o mixta, aunque la práctica demuestra que cada vez son menos los depósitos que se presentan en formato papel, con la consiguiente desaparición de aquellas colas que el día 31 de julio invadían inexorablemente las dependencias y alrededores de los Registros mercantiles
Todo ello sin perjuicio de la atribución al RM de competencias en materias no atribuidas expresamente en el art. 2 RRM, como la solicitud de un identificador global LEI, de tramitación completamente telemática
El momento actual va más allá, se trata ya de practicar asientos en los libros de inscripciones. Se introduce la documentación electrónica, que permite una total autonomía del firmante en su relación con el Registro Mercantil, sin necesidad de operadores intermedios, porque la firma electrónica reconocida incorporada a los documentos privados, asegura la identidad del firmante a todos los efectos legales,
¿Qué documentos se van a poder presentar y causar el correspondiente asiento en el RM?
-El primer supuesto lo encontramos en la ley de emprendedores (ley 14/2013) que en su art. 41 previó la posibilidad de los apoderamientos electrónicos en los siguientes términos: “Los apoderamientos y sus revocaciones, otorgados por administradores o apoderados de sociedades mercantiles o por emprendedores de responsabilidad limitada podrán también ser conferidos en documento electrónico, siempre que el documento de apoderamiento sea suscrito con la firma electrónica reconocida del poderdante. Dicho documento podrá ser remitido directamente por medios electrónicos al Registro que corresponda.”
Sin embargo es en el año 2019 cuando el Colegio de Registradores incorpora a su plataforma de REGISTRO ONLINE- INSTANCIAS DE PRESENTACIÓN las altas y revocaciones de poderes
Los nuevos tiempos se imponen y no es ésta la única instancia privada que va a poderse presentar telemáticamente y que va a causar la correspondiente inscripción, sino todo el elenco que aparecen relacionadas si hacemos doble clic sobre el enlace
Entre todas ellas destacan, por su frecuencia en la práctica diaria de los Registros Mercantiles, dos tipos de instancias :
– nombramiento y cese de administradores, con diversas posibilidades
-nombramiento y cese de auditores, en los distintos supuestos legales
¿Qué requisitos son necesarios?
Para presentar cualquier documento telemático es necesario:
– estar abonado a los servicios interactivos del Colegio de Registradores. Manual Registro On-Line
y
-disponer de un certificado de firma electrónica que identifique personalmente a quien realiza la presentación.
Los abonados pueden ser personas físicas o personas jurídicas. Para abonarse es necesario rellenar el formulario del portal y presentar documentación identificativa. Una vez abonado, para acceder al servicio de Presentación Telemática, el portal solicita un certificado de firma electrónica emitido a un presentante físico y que quedará vinculado al cliente que se ha dado de alta. El portal de presentación telemática permite para su uso los siguientes tipos de certificados, siempre y cuando este emitido a un NIF de persona física:
eTOKEN – Servicio de Certificación de los Registradores
FNMT – Fábrica Nacional de Moneda y Timbre
CATCERT – Agència Catalana de Certificació
ACCV – GVA – Autoritat de Certificació de la Comunitat Valenciana
ANCERT (Sólo los certificados de notario) Agencia Notarial Certificación
AC CAMERFIRMA – Entidad de las Cámaras de Comercio
DNIe – Dirección General de la Policía
ACA – Autoridad de Certificación de la Abogacía
FIRMA PROFESIONAL – Operador global de servicios de certificación
IZENPE – Empresa certificación Gobierno Vasco y Diputaciones Forales
¿Cuál es el procedimiento ?
La presentación telemática de documentos mercantiles se realiza necesariamente a través de la plataforma habilitada al efecto por el Colegio de Registradores en su página web
Existe un Manual de Presentación Telemática de Documentos Privados en el Registro, que se puede consultar aqui.
¿Cuál es la fundamentación legal que permite la inscripción de estos documentos (documentos privados electrónicos, en aquellos casos en los que son legalmente admisibles)?
Es cierto que el RRM en ambos supuestos exige legitimación notarial de firmas. En efecto, el art. 142 establece
“1. La inscripción del nombramiento de administradores podrá practicarse mediante certificación del acta de la Junta General o, en su caso, del Consejo de Administración en que fueron nombrados, expedida en debida forma y con las firmas legitimadas notarialmente, por testimonio notarial de dicha acta o mediante copia autorizada del acta notarial a que se refieren los artículos 101 y siguientes.
Si el nombramiento y la aceptación no se hubiesen documentado simultáneamente, deberá acreditarse esta última, bien en la forma indicada en el párrafo anterior, bien mediante escrito del designado con firma notarialmente legitimada….”
Lo mismo es aplicable a los auditores, por la remisión que hace el art. 154RRM
Ahora bien, la firma legitimada notarialmente y la firma electrónica cualificada deben entenderse igualmente admisibles, por lo que en todos esos casos existe la opción de presentar el documento en papel con firma legitimada o telemáticamente, autorizado por el firmante con firma electrónica cualificada, y ello entre otros, en base a los siguientes argumentos:
1- que la legislación mercantil en 1995 pensara en el formato papel exclusivamente, no es óbice para que hoy no pueda admitirse , un documento electrónico firmado con un certificado electrónico reconocido, conforme a la Ley 59/2003 de firma electrónico, o cualificado de firma, conforme al Reglamento (UE) n ° 910/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de julio de 2014, relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas en el mercado interior ; ya que puede afirmarse que existe equivalencia entre firma legitimada notarialmente y firma electrónica reconocida o cualificada, dada la finalidad de la legitimación notarial de firmas de establecer la identidad del firmante de un documento, y dada la función identificativa del certificado,
2- la ley 13/2015 consagró el derecho de acceso electrónico de los ciudadanos a las administraciones, y el ejercicio del mismo a través de certificados reconocidos de firma electrónica. En este sentido la citada ley es clara ya que establece en su art. 9 y 10
Artículo 9
- Las Administraciones Públicas están obligadas a verificar la identidad de los interesados en el procedimiento administrativo, mediante la comprobación de su nombre y apellidos o denominación o razón social, según corresponda, que consten en el Documento Nacional de Identidad o documento identificativo equivalente.
- Los interesados podrán identificarse electrónicamente ante las Administraciones Públicas a través de los sistemas siguientes:
- a) Sistemas basados en certificados electrónicos cualificados de firma electrónica expedidos por prestadores incluidos en la ‘‘Lista de confianza de prestadores de servicios de certificación’’…..
Artículo 10
- Los interesados podrán firmar a través de cualquier medio que permita acreditar la autenticidad de la expresión de su voluntad y consentimiento, así como la integridad e inalterabilidad del documento.
- En el caso de que los interesados optaran por relacionarse con las Administraciones Públicas a través de medios electrónicos, se considerarán válidos a efectos de firma:
- a) Sistemas de firma electrónica cualificada y avanzada basados en certificados electrónicos cualificados de firma electrónica expedidos por prestadores incluidos en la ‘‘Lista de confianza de prestadores de servicios de certificación
3- El art. 3 del código civil es un argumento interpretativo fundamental
- Las normas se interpretarán según el sentido propio de sus palabras, en relación con el contexto, los antecedentes históricos y legislativos, y la realidad social del tiempo en que han de ser aplicadas, atendiendo fundamentalmente al espíritu y finalidad de aquellas….”
4- Las líneas que presiden las Directivas europeas sobre procesos relacionados con la materia, en especial 2018/0113 (COD) Propuesta de DIRECTIVA DEL PARLAMENTO EUROPEO Y DEL CONSEJO por la que se modifica la Directiva (UE) 2017/1132 en lo que respecta a la utilización de herramientas y procesos digitales en el ámbito del Derecho de sociedades, incluso para la constitución de sociedades. Esta Propuesta de Directiva, de próxima trasposición en España, prevé en su Artículo 13 decies Presentación de documentos societarios por medios electrónicos
“1. Los Estados miembros velarán por que las sociedades puedan presentar por medios electrónicos los documentos e informaciones a que se refiere el artículo 14, incluida cualquier modificación posterior, ante el registro en el plazo previsto por el Derecho del Estado miembro en el que la sociedad esté registrada. Los Estados miembros velarán por que dicha presentación pueda cumplimentarse íntegramente por medios electrónicos, sin necesidad de que el solicitante o su representante comparezcan en persona ante una autoridad competente o ante cualquier otra persona u organismo que tramite la presentación electrónica, sin perjuicio de la salvedad establecida en el artículo 13 ter, apartado 4. Los Estados miembros se asegurarán de que el origen y la integridad de los documentos presentados por medios electrónicos pueda verificarse electrónicamente…..”
Art. 14 de la Directiva 2017/1132
“:…d) el nombramiento, el cese de funciones, así como la identidad de las personas que, como órgano legalmente previsto, o como miembros de tal órgano:
i) tengan el poder de obligar a la sociedad con respecto a terceros y representarla en juicio; las medidas de publicidad precisarán si las personas que tengan poder de obligar a la sociedad pueden hacerlo por sí solas o deben hacerlo conjuntamente
ii) participen en la administración, la vigilancia o el control de la sociedadd;….”
¿Qué ventajas presenta este sistema de presentación telemática de documentos privados firmados electrónicamente para su ulterior inscripción?
Muy gráficamente podríamos decir que este sistema supone UN AHORRO DE TIEMPO Y DE DINERO Y UNA MAYOR CALIDAD, porque:
– se pueden presentar desde cualquier lugar, logrando una mayor eficiencia y agilidad
– se pueden presentar las 24 horas del día
– se disminuyen los costes para el usuario
– se da transparencia a todo el procedimiento, pues el usuario abonado puede conocer la situación en la que se encuentra el documento presentado
– se fortalece el compromiso de la institución registral con el medio ambiente. El resultado de este sistema de tramitación sería PAPEL CERO
Nuestra última reflexión es que el legislador, en unas ocasiones, de manera expresa, como en el tema de los poderes, y en otras por vía de interpretación, ha aprovechado las ventajas que la tecnología le ofrece para fijar los requisitos legales. FUSIÓN ENTRE LEGALIDAD Y TECNOLOGÍA